Thiết lập Marketing Automation

Automation tự động hoá các quy trình lặp lại như gửi email và tin nhắn theo kịch bản, phân công lead cho nhân sự phụ trách, và nhắc việc theo tiến độ chăm sóc. PTT chuẩn hoá quy trình trước khi tự động hoá, đảm bảo hệ thống không nhân rộng một cách làm vốn chưa hiệu quả.

VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN TỰ ĐỘNG HOÁ QUY TRÌNH

Nhiều quy trình marketing và bán hàng lặp lại mỗi ngày, như gửi email chăm sóc, phân công lead mới cho sales, hoặc nhắc việc theo tiến độ, vẫn được thực hiện thủ công ở không ít doanh nghiệp:

- Đội ngũ tốn nhiều thời gian vào những công việc có tính lặp lại cao

- Dễ xảy ra sai sót hoặc chậm trễ khi khối lượng công việc tăng lên

- Nếu tự động hoá được áp dụng khi quy trình gốc chưa chuẩn hoá, hệ thống sẽ chỉ nhân rộng một cách làm chưa hiệu quả với tốc độ nhanh hơn, thay vì thực sự cải thiện hiệu suất

Vấn đề còn rõ hơn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô. Một quy trình chăm sóc khách hàng thủ công có thể vẫn quản lý được khi số lượng lead còn ít, nhưng khi lượng khách hàng tiềm năng tăng lên theo từng chiến dịch quảng cáo hay từng đợt ra mắt sản phẩm mới, việc duy trì cùng mức độ chăm sóc bằng cách làm thủ công trở nên bất khả thi, và đội ngũ buộc phải bỏ sót một phần công việc hoặc tuyển thêm nhân sự chỉ để xử lý những tác vụ lặp lại vốn có thể được tự động hoá.

CÁCH PTT TRIỂN KHAI AUTOMATION

PTT rà soát và chuẩn hoá quy trình marketing và bán hàng trước khi đưa vào tự động hoá, đảm bảo hệ thống được xây dựng trên nền tảng một cách làm đã được kiểm chứng là hiệu quả.

Automation phù hợp cho các quy trình có tính lặp lại, cụ thể là gửi email và tin nhắn theo kịch bản đã định sẵn, phân công lead mới cho đúng nhân sự phụ trách dựa trên các tiêu chí được thiết lập từ trước, và nhắc việc tự động theo tiến độ chăm sóc khách hàng để đội ngũ không bỏ lỡ các mốc thời gian quan trọng.

Những công việc này có điểm chung là tuân theo một quy tắc rõ ràng, có thể mô tả thành các bước cụ thể, khác với những công việc cần sự phán đoán linh hoạt của con người như tư vấn chuyên sâu hay xử lý tình huống ngoài kịch bản, vốn không phù hợp để tự động hoá hoàn toàn.

Quy trình chuẩn hoá trước khi tự động hoá được PTT thực hiện theo hai bước.

• Bước đầu tiên là rà soát quy trình hiện tại của doanh nghiệp, xác định các bước nào đang lặp lại, các bước nào tạo ra giá trị và các bước nào cần được điều chỉnh trước khi đưa vào hệ thống tự động.
• Bước thứ hai là chuyển các quy trình đã được chuẩn hoá vào hệ thống automation, đảm bảo mỗi kịch bản tự động đều phản ánh đúng một quy trình làm việc hiệu quả, không phải một quy trình được số hoá nguyên trạng mà chưa qua đánh giá.

Việc rà soát trước khi tự động hoá cũng giúp PTT xác định đúng mức độ ưu tiên cho từng quy trình. Không phải mọi quy trình lặp lại đều cần được tự động hoá cùng lúc, và PTT thường bắt đầu từ những quy trình có tần suất cao nhất hoặc gây tốn nhiều thời gian nhất cho đội ngũ, để doanh nghiệp thấy được hiệu quả rõ ràng ngay từ giai đoạn triển khai đầu tiên, trước khi mở rộng sang các quy trình khác.

Hệ thống automation của PTT vận hành trên nền dữ liệu CRM, nghĩa là các hành động tự động, từ gửi email, phân công lead cho đến nhắc việc, đều dựa trên dữ liệu thực tế về hành vi và trạng thái của từng khách hàng, thay vì các kịch bản cố định áp dụng đồng loạt không phân biệt đối tượng.

Cách tiếp cận này cũng giúp Automation kết nối trực tiếp với các dịch vụ khác trong nhóm Close & Care của PTT, như CRM & Lead Scoring hay Lead Nurturing, vì cả ba đều vận hành trên cùng một nền dữ liệu và bổ trợ cho nhau: CRM cung cấp dữ liệu, Automation thực thi các hành động dựa trên dữ liệu đó, còn Lead Nurturing sử dụng chính hệ thống automation này để triển khai các chuỗi chăm sóc khách hàng.